[오늘의 구글 AI 스낵 · 업무 시나리오] 팀 운영 담당자가 참석자 가능 시간을 모아 회의 후보 일정과 초대 메일 초안까지 한 번에 정리하는 프롬프트
참석자들이 보낸 가능 시간 답장을 Gemini에 한 번에 붙여넣으면, 겹치는 후보 일정 표와 초대 메일 초안을 함께 받을 수 있습니다.
2026-11-01 기준 · 도구: 구글 AI 도구(Gemini 앱, Google Workspace의 Gemini)
1. 이럴 때 쓰세요
- 메일이나 메신저로 받은 가능 시간 답장이 여러 개 쌓였을 때
- 주간 회의 요일·시간을 새로 정하거나 바꿔야 할 때
- 후보 일정 정리와 초대 메일 발송을 같은 날 끝내야 할 때
2. 기존 방식 vs 바뀐 방식
| 구분 | 기존 방식 | 바뀐 방식 |
|---|---|---|
| 시간 취합 | 답장을 하나씩 열어 옮겨 적음 | 답장을 통째로 붙여넣고 요일별로 정리 |
| 후보 찾기 | 달력을 보며 겹치는 시간을 눈으로 대조 | 전원 가능·일부 가능 후보를 표로 받음 |
| 누락 확인 | 답이 빠진 사람을 나중에 발견 | 응답이 없는 칸을 [확인 필요]로 표시 |
| 초대 메일 | 매번 새로 작성, 약 30분(예시) | 1순위 후보로 초안 생성, 약 5분(예시) |
3. 복사용 프롬프트 템플릿
가능 시간 취합 → 후보 일정 → 초대 메일 초안
너는 [회사명] [팀명]의 팀 운영 담당자를 돕는 비서야. 아래는 [회의명] 참석자들이 보내 온 가능 시간이야.
조건: 회의 길이 [회의 시간], 대상 기간 [날짜 범위], 필수 참석자 [필수 참석자 이니셜].
1. 참석자별 가능 시간을 요일·시간 순으로 정리해 줘.
2. 전원 가능한 시간대를 1순위, 필수 참석자가 모두 되는 시간대를 2순위로 해서 후보를 3개 이내로 표로 보여 줘. 칸은 후보 시간, 가능, 불가, 비고로 해 줘.
3. 응답이 없거나 시간이 모호한 참석자는 추측하지 말고 비고에 [확인 필요]로 적어 줘.
4. 1순위 후보로 초대 메일 초안을 써 줘. 제목, 일시, 안건 [안건], 회신 기한 [회신 기한]을 넣고 정중하지만 짧게 써 줘.
[참석자 가능 시간 붙여넣기]4. 예시
입력
회의 1시간, 참석자 3명(A·B·C).
A: 화 10~12시, 목 14~17시 / B: 화 11~15시, 수 9~12시 / C: 화 10~13시, 목 15~18시결과
| 후보 시간 | 가능 | 불가 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 화 11:00~12:00 | A, B, C | - | 1순위, 전원 가능 |
| 목 15:00~16:00 | A, C | B | B의 목요일 가능 여부 [확인 필요] |
| 수 9:00~12:00 | B | A, C | 후보 제외 |
5. 주의점
- 참석자 실명·연락처·주민번호 등은 지우고 A·B·C 같은 이니셜로 바꿔 넣고, 대외비 안건은 빼고 입력합니다.
- 후보 시간과 초대 메일은 원래 답장과 사람이 직접 대조하고, 최종 일정 판단과 발송은 사람이 합니다.
- 공휴일·외근·시간대 차이처럼 입력에 없는 조건은 AI가 알 수 없으니 프롬프트에 직접 적어 줍니다.